Předprojektová příprava

Chystáte rekonstrukci knihovny, jejího interiéru nebo úplně novou budovu?

Máte pocit nebo přímo signály, že knihovna už nevyhovuje současným představám o příjemném prostoru a působí spíše jako svědek minulosti, že se potřebuje změnit?

Nejste si ale jistí jak na to, kde začít, jaké podklady a informace dodat architektovi, projektantovi, designérovi, zřizovateli, nebo prostě někomu, kdo vám s tím bude pomáhat? Připravte si s námi koncepci rozvoje knihovny. Provedeme vás procesem jejího sestavení, tak, aby vám byl užitečný nejenom výsledek, ale také průběh. Bez ohledu na to, jestli je vaše knihovna malá, větší, obecní či městská, jestli je místem zapomenutým nebo v centru pozornosti, jaký má rozpočet.

Možná koncepci nebudete potřebovat v celé její šířce, jak ji zde prezentujeme. Můžete si vybrat jen některé části, které budete považovat ve vaší situaci za užitečné.

Koncepci rozvoje však nemusíte potřebovat jen v souvislosti se stavbou, rekonstrukcí, úpravami. Může být také východiskem, základním kamenem, který vám pomůže přemýšlet nad změnami a inovacemi ve službách, v provozu, nad novými cestami, kterými se můžete jako organizace vydat, abyste zůstávali platnými a užitečnými hráči v infrastruktuře veřejných služeb, kultury, vzdělávání, veřejného prostoru. Protože společnost i jedinci a jejich způsoby fungování se mění, a žádná služba ani prostor nejsou napořád. Koncepce rozvoje, jako mapa i kompas současně, vám pomůže přizpůsobovat se.

K čemu je to dobré? Potřebuji to?

Koncepce rozvoje jako strategický materiál by měl být součástí situací, kdy:

připravujete argumentaci pro potřebnost změn a inovací (stavby, rekonstrukce, redesignu, úprav, investic, nových služeb aj.)
připravujete projekt takových změn a inovací
chcete zjistit a analyzovat, na jaké potřeby různých zúčastněných stran můžete těmito změnami reagovat
potřebujete inventuru toho, čím knihovna disponuje, co postrádá, jaké jsou příležitosti a překážky jejího rozvoje
chcete knihovnu ukotvit ve strategii rozvoje obce
chcete rozvíjet a posilovat vztahy a partnerství s dalšími subjekty
chcete se umět lépe prezentovat, sdílet vaše hodnoty, vize a cíle
chcete sjednotit svůj pracovní tým ve sdílené vizi rozvoje.

Co si mám za procesem vzniku koncepce a za výsledkem představit? Můžu si na to troufnout?

Bude vás to stát čas a energii, a nejenom vás. Kolik, to záleží na vaší situaci a na účelu, za kterým koncepční materiál vytváříte. Sestavování koncepce v plné šiři, jak jej zde prezentujeme, a který je žádoucí především v situacích stavby nové knihovny nebo v případě její významné rekonstrukce, může představovat půl roku průběžné práce, ale také třeba jen měsíc intenzivní. Zároveň jde o činnost, která může přispívat ke zvýšení sebevědomí organizace, zlepšení jejího obrazu, ke sjednocení a stmelení kolektivu nebo k navázání nových pracovních vztahů.

K práci na sestavování koncepce není potřeba žádných zvláštních ani odborných kompetencí, schopností ani dovedností. Proces, jak jej představujeme, spočívá především v kladení správných otázek a ve zjišťování odpovědí na ně různými způsoby a možnostmi, které doporučíme.

Kdo by se na tom měl podílet?

Neměli byste na tom pracovat sami. Jsme přesvědčení, že správný a nejpřínosnější způsob vzniku koncepčního materiálu je participativní. Ve spolupráci nejenom s vaším týmem (pokud je vás víc), ale se zástupci všech zúčastněných stran. (Možná jste se setkali s anglickým označením “stakeholder” - zúčastněná strana, subjekt se zájmem.) To můžou být vaši partneři, nadřízení, současní uživatelé, potenciální uživatelé, obyvatelé obce, jejich skupiny… Bez dialogu a součinnosti s nimi není možné zajistit, že stav, do kterého se rekonstrukcí knihovna dostane, bude zapadat do kontextu a souvislostí místa, ve kterém působí.

Koncepce není navždycky

Rekonstrukce, redesign nebo úpravy nejsou o výměně nábytku nebo vymalování. Jsou o přehodnocení funkcí organizace a jejích prostor, o zmapování a analýze potřeb, souvislostí a příležitostí. Knihovna se přitom nestaví nebo nerekonstruuje pro současnost, nýbrž na několik dalších desetiletí. Proto je potřeba při koncipování změn pracovat také s výhledy do budoucnosti, sledovat trendy a analýzy vývoje. Vývoje technologií, společenských změn, způsobu poskytování a konzumace služeb, v kultuře, vzdělávání, ve volnočasové oblasti.

Knihovny působí ve stejném prostředí, ve kterém se odehrává řada přelomových inovací, technologických i sociálních. Knihovna by na tyto trendy měla umět reagovat. Některé knihovny mohou jít ještě dál, a definovat samy sebe jako místo, podporující inovace a facilitující právě změny a nové trendy. Proto je důležité, aby byly ochotné a schopné samy se přizpůsobovat. Koncepce jako strategický dokument, i když vytvořený za účelem rekonstrukce nebo stavby, by proto měl být v čase aktualizován, včetně souvisejících výzkumů.

Myslete na to, pro koho koncepci sestavujete, kdo bude jejím čtenářem

Koncepce v celé své šířce může být poměrně obsáhlým dokumentem. Její obsah jako celek přitom nemusí být důležitý pro každého stakeholdera stejně. Obsáhlost i forma se také mohou lišit v závislosti na jejím účelu. Jinak může vypadat za účelem sebeprezentace organizace před zřizovatelem, kterého možná nemusí zajímat veškeré podrobnosti v oblasti procesů pracovních činností. Jiný obsah může zajímat potenciálního partnera projektu. Architekta přitom bude pravděpodobně zajímat informací maximum.

Je také dobré myslet na to, že ne každý čtenář musí být automaticky motivovaný začíst se do koncepčního materiálu. Za zvážení proto stojí zpracování koncepce, případně jen některých jejích částí, která bude shrnutá do atraktivní formy, čtenáře uvede do kontextu a současně mu prezentuje mu přínosy, které pro něj z četby vyplývají, a motivuje jej tím ke studiu celého dokumentu. Z těchto forem se nabízí např. infografiky, grafy nebo jiné způsoby vizualizací, ať obsahu, vyplývajících procesů nebo plánů. Pro lepší ilustraci, zejména v analytických částech koncepce, se nabízí také doplnění o konkrétní skutečné příběhy lidí, resp. jejich citace, v jejichž situacích knihovna hraje roli.

V neposlední řadě by koncepce měla odkazovat na související dokumenty: strategické dokumenty obce/regionu/stakeholdera, související legislativní dokumenty, nařízení nebo metodiky, případové studie, analýzy realizovaných výzkumů apod.

Co všechno by koncepce rozvoje měla obsahovat

Úlohou koncepce rozvoje knihovny není vymyslet řešení. Nýbrž vytvořit a dodat kvalitní holistický podklad pro odborníky a partnery, kteří se budou na vymýšlení a realizaci změn podílet. Právě pro co nejucelenější pohled na knihovnu a kontexty, ve kterých funguje, doporučujeme při tvorbě koncepce věnovat pozornost především následujícím oblastem.

1. Strategie/program rozvoje obce a regionu

Žádná organizace nepůsobí samostatně, ve vakuu. Je nebo by měla být součástí systému. Čím pevněji je v systému obce či regionu zakotvená, tím stabilnější je její pozice. Rozhlédněte se kolem sebe a zjišťujte, kterých existujících strategií může být knihovna součástí, na které může navazovat nebo které rozšiřovat. Stejně tak je důležité zohlednění souvislostí s aktuální Koncepcí rozvoje knihoven v ČR, která ukotvuje úlohy, funkce a činnosti knihoven v národním, ale také celosvětovém měřítku, a definuje trendy jejich vývoje.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaké má obec/region strategické cíle a jak je plánuje naplňovat?
Jak může knihovna přispívat k naplnění těchto cílů? Jak může být knihovna součástí těchto plánů?
Které části aktuální Koncepce rozvoje knihoven v ČR jsou pro knihovnu nejrelevantnější a proč?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

výzkum od stolu, mapa zainteresovaných stran, myšlenkové mapy, poziční mapa, Wardleyho mapy

TIP /

Uspořádejte diskusi nebo workshop se zástupci obce nebo regionu s cílem definovat společná rozvojová témata a oblasti.

2. Problémy místa/regionu/společnosti v současnosti a budoucnosti

Čím lépe organizace reaguje na aktuální problémy, tím užitečněji je hodnocená a tím silnějším hráčem může být. Funkce knihoven nejsou jen tradiční, přebírané z historie, ale měly by se přizpůsobovat současnému stavu, a snažit se reagovat na stav předpokládaný. Zjišťujte, s čím se lidé a organizace v místě vaší působnosti potýkají, a jak můžete přispět ke zlepšením situace a k řešením. Podívejte se také do jiných oborů a výhledů jejich vývoje, hledejte s nimi souvislosti.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Čím se místo/obec/region vyznačuje a kdo tam žije? Jaké jsou aktuální problémy v místě našeho působení nebo ve společnosti?
Jaké jsou pravděpodobné scénáře vývoje v oblastech, ve kterých knihovna může hrát roli, plnit funkci?
Na řešení kterých problémů a oblastí vývoje místa/regionu/společnosti bychom se měli, mohli a chtěli podílet a proč?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

výzkum od stolu, mapa zainteresovaných stran, prioritizační matice, focus group, World Café, kontextový rozhovor, value proposition canvas, SWOT analýza, brainstorming

TIP /

Pracujte se specifiky místa působení knihovny a s tím, jaký mají vliv na dostupnost jejích služeb. Zorganizujte, třeba ve spolupráci s příslušou částí samosprávy, skupinové diskuse se zástupci konkrétních skupin obyvatel, s cílem definovat problémy, se kterými se tyto skupiny potýkají.

3. Výzkum mezi zaměstnanci a spolupracovníky

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaká jsou pozitiva a negativa práce a činností zaměstnanců? Jaké jsou jejich motivace, kompetence a plány osobního rozvoje?
Jaká je z pohledu zaměstnanců ideální knihovna a jaké jsou návrhy na zlepšení vstříc tomuto ideálnímu stavu?
Jaké jsou vztahy a jak probíhá interní komunikace mezi zaměstnanci, a jaký je v tomto ideální stav?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

hloubkový rozhovor, kontextový rozhovor, focus group, World Café, “pozitivní inventura”, dotazník, informační horizonty, empatická mapa, value proposition canvas, brainstorming

TIP /

Vyzkoušejte si interní týmový workshop nebo skupinové diskuse, kde můžete v bezpečném prostředí rozvíjet modelové pracovní situace, návrhy na zlepšení, nebo zjišťovat motivace k práci a seberozvoji.

4. Analýza/mapování stakeholderů

V případě koncipování budoucnosti organizace je vždy dobré znát svoje místo na pomyslném hřišti služeb. Znát spoluhráče, protihráče, rozhodčí, obecenstvo. Tyto znalosti umožňují lépe navazovat nová partnerství, udržovat a rozvíjet existující, nebo se také konstruktivně vymezovat vůči možné konkurenci. Tyto informace často nosíme v hlavě, avšak velmi užitečné může být jejich vizualizace, např. formou mapy, která může odhalit příležitosti k synergickým propojením různých subjektů.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaké v našem okolí působí organizace, sdružení, skupiny, komunity? Jaké jsou mezi nimi vztahy?
Kdo z nich je spojenec a kdo konkurence a proč? Jaké mají tyto subjekty cíle, potřeby a problémy?
Jak by knihovna mohla přispívat ke zlepšení situace těchto subjektů nebo jejich vztahů?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

mapa zainteresovaných stran, giga-mapování, komunitní participativní mapování, Wardleyho mapy, výzkum od stolu, poziční mapa, myšlenkové mapy, brainstorming

TIP /

Mapovat okolí organizace a subjekty v něm můžete sami v týmu. Daleko většího množství dat a poznatků však dosáhnete, když k tomuto mapování přizvete zástupce z různých oblastí. Vzniklý přehled pak může být užitečný vám i jim.

5.Výzkum mezi současnými uživateli

Nemyslete si, že svoje uživatele dobře znáte. Buďte zvídaví a zajímejte se o ně více, než jen v souvislosti s využíváním služeb knihovny. Jen tak může být organizace lidem užitečná v různých oblastech a životních situacích, přizpůsobovat své služby lidem a jejich skupinám na míru, reagovat na změny v jejich chování. Stávající uživatelé také mohou být studnicí podnětů ke zlepšení, možná i konkrétních návrhů. Pozor také na tradiční kategorizaci uživatelů pouze podle věku. Ta může být omezující a ignorující potřeby, které mohou být společné různým věkovým skupinám.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jakým skupinám obyvatel v současnosti knihovna poskytuje služby a proč? Jaké jsou jejich motivace k využívání služeb?
Jaké jsou jejich potřeby, problémy, s čím se potýkají, a jak na to může knihovna reagovat?
Jakým způsobem služby knihovny využívají, jak jsou s nimi spokojení? Jaká je z jejich pohledu ideální knihovna a jaké mají návrhy na zlepšení stavu?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

výzkum od stolu, hloubkový rozhovor, kontextový rozhovor, focus group, World Café, výzkumný deník, pozorování, stínování, dotazník, informační horizonty, persony, empatická mapa, cesta službou, třídění karet, analýza návštěvnosti, Chci, aby…, value proposition canvas

TIP /

Nejvíce informací a poznatků dosáhnete zpravidla pomocí rozhovorů, ať individuálních nebo skupinových (focus group). Neobávejte se jich. Dotazníky používejte jen za účelem potvrzení svých zjištění nebo k jejich kvantifikaci.

6. Výzkum mezi potenciálními a strategicky důležitými uživateli

Bylo by velmi sebevědomé myslet si, že knihovna slouží maximu potenciálních uživatelů, že už není koho dalšího oslovovat. Veřejné instituce slouží všem lidem bez rozdílu, a měly by proto hledat způsoby jak reagovat na potřeby různých skupin, které zatím neoslovují. Nemělo by přitom jít o pouhé naplňování portfolia uživatelských segmentů knihovny. Také o hledání existujících skupin a komunit, o definování důležitosti, kterým z nich v budoucnosti pomáhat, vzhledem k prioritám knihovny, obce, nebo ke společenské situaci.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaké skupiny lidí mohou být v budoucnu strategicky důležité jako stakeholdeři knihovny a proč? Koho knihovna neoslovuje a měla by?
Jaké jsou jejich potřeby, problémy, s čím se potýkají, a jak na to může knihovna reagovat?
Jaké služby rádi využívají a proč, jakým způsobem a proč?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

prioritizační matice, Wardleyho mapy, poziční mapa, výzkum od stolu, hloubkový rozhovor, kontextový rozhovor, focus group, dotazník, etnograf v terénu, kulturní sonda, informační horizonty, persony, empatická mapa, Chci, aby…, value proposition canvas

TIP /

Při definování strategicky významných potenciálních uživatelů se pokuste vycházet z dříve zpracovaných oblastí 1, 2 a 4. Pro přemýšlení nad těmito skupinami budoucích uživatelů je užitečné vytvořit jejich tzv. persony, na základě výzkumu s jejich zástupci. Stejně jako v oblasti 5 doporučujeme výzkum především formou rozhovorů.

7. Analýza služeb knihovny

Tvůrce nového prostoru potřebuje vědět, k jakým účelům může sloužit, v jakém režimu a za jakých podmínek. Co přesně se v něm odehrává a co je k těmto událostem potřeba. Je potřeba uvědomit si, že seznam poskytovaných služeb přitom není dostačující. Ne-knihovník, jako třeba architekt, nemusí být vždy obeznámen s tím, jaké všechny interní činnosti si pod danou službou představit. Žádoucí je proto popsat probíhající procesy, včetně zaměstnaneckého i uživatelského pohledu. Nemělo by však jít pouze o popis stávajícího, nýbrž také kýženého stavu.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaké knihovna poskytuje služby a v jakém režimu teď, jaké služby chce poskytovat v budoucnosti a čeho jimi chce dosahovat?
Jaké jsou současné a budoucí pracovní činnosti a jejich procesy?
S jakými problémy je to v současnosti spojeno a jaký je ideální stav?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

výzkum od stolu, mapa kontaktních míst, hierarchická struktura prací (WBS), service blueprint, 5x Proč?, kontextový rozhovor, focus group, persony, analýza návštěvnosti, benchmarking, net promoter score

TIP /

Zkuste si v týmu v menších skupinách zmapovat procesy pracovních činností krok za krokem tak, aby podle nich mohl postupovat i “nováček”. I když vám to na první pohled možná přijde samozřejmé, jistě odhalíte možnosti ke zlepšení. Užitečné může být zapojení “externistů”, jejichž pohled není svázaný interními “tradicemi” organizace.

8. Analýza přístupnosti, vybavenosti a kapacit knihovny

Každá knihovna je někde fyzicky umístěna, a toto místo se něčím vyznačuje. Ať už je to blízkost k jiným organizacím nebo významným místům, dostupnost, charakteristika okolí, a s tím spojené příležitosti nebo překážky. Pro zajištění toho, aby knihovna dobře zapadala do okolního světa, je důležité znát také sociodemografické údaje. Klíčovými poznatky pro správné fungování budoucího prostoru jsou také veškeré informace o lidech, způsobech a nástrojích, pomocí kterých knihovna služby poskytuje.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Čím se místo/obec/region vyznačuje a kdo tam žije? Jaké jsou aktuální problémy v místě našeho působení nebo ve společnosti?
Jakým knihovna disponuje personálem, fondem, budovami, prostorem, vybavením, technikou?
S jakými problémy je to v současnosti spojeno a jaký je ideální stav?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

výzkum od stolu, mapa kontaktních bodů, myšlenkové mapy, giga-mapování, analýza návštěvnosti, SWOT analýza

TIP /

Užitečná může být práce přímo s geografickými daty - mapami. Odrážejte se také od zjištění v oblastech 2 a 4. V rámci analýzy vybavenosti knihovny (fond, prostor, nábytek, technika) vyzkoušejte sestavit také tzv. mapu kontaktních bodů, tedy soupis všech fyzických i virtuálních míst, ve kterých dochází k jakékoli interakci návštěvníka s institucí.

9. Analýza možností a příležitostí rozvoje, strategický plán

Definované současné i předpokládané zdroje dávají změnám rámec jejich proveditelnosti. Mohou také ilustrovat podmínky, v rámci kterých bude zajišťován provoz. Zároveň může být popis těchto zdrojů, a jejich souvislost s cíleným stavem, argumentací k jejich úpravám. Cíle rozvoje jsou pak jádrem jeho koncepce. Měly by vycházet ze zjištěných a dříve v procesu definovaných a prioritizovaných problémů, respektive z předpokládaného vývoje. Součástí každého cíle by přitom měl způsob jeho dosažení a vyhodnocení.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaký má knihovna rozpočet a jaký je rozpočet plánovaných změn? Jaké jsou provozní náklady? S jakými (dalšími) zdroji knihovna pracuje?
Jaké jsou krátkodobé a dlouhodobé cíle knihovny a způsoby a nástroje jejich dosahování a vyhodnocování?
S jakými problémy je to v současnosti spojeno a jaký je ideální stav?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

Wardleyho mapy, PEST analýza, SWOT analýza, Business Model Canvas, Lean Canvas, ROI (return on investment), VOI (value on investment), strom problémů

TIP /

Formulovaný cíl by měl představovat podstatu změny stavu v budoucnosti, a obsahovat především tyto aspekty: činnost, tedy způsob dosáhnutí změny (vyjádřená nejlépe slovesem), cílovou skupinu, příp. cílové skupiny, tedy lidi, kterých se změna týká; popis změny, tedy v čem spočívá; důsledky změny, tedy její účel a žádoucí dopady; časové hledisko změny, tedy její harmonogram; způsob jejího vyhodnocení, tedy zejména zaměření.

10. Identita knihovny

Nejúspěšnější a nejzajímavější nové nebo rekonstruované budovy a prostory se vyznačují tím, že jsou založené na jednoticím ideovém záměru. Ten si architekt “nevycucá z prstu”, ale měl by být postavený na hodnotách, které chce knihovna reprezentovat, na účelu a funkcích, které dříve definovala jako prioritní, na vizi své vlastní budoucnosti. Tyto hodnoty a funkce nejsou stejné pro všechny knihovny, ale měly by vycházet z kontextu, souvislostí a specifik místa působení, jeho obyvatel, dalších subjektů, i pracovního týmu.

V této oblasti koncepce byste měli umět odpovědět na otázky:

Jaký je účel organizace a jaké jsou její funkce? Na jakých staví hodnotách?
Co je na knihovně a na místě jejího působení unikátního a výjimečného?
Čím se vyznačuje organizační kultura knihovny? Jaký má knihovna obraz v očích obyvatel a jaký by chtěla mít?

Relevantní metody a nástroje pro tuto oblast

5 x Proč?, prioritizační matice, tiché hlasování, Wardleyho mapy, poziční mapa, world café, “Jak bychom mohli…”

TIP /

Hodnoty organizace a vize jejího rozvoje mohou vycházet autoritativně od jejího vedení. Zkuste k nim však dospět participativně, diskusí, kdy se každý názor v týmu počítá. Taková diskuse nemusí být snadnou disciplínou. Vyzkoušejte si u některých klíčových služeb analyzovat jejich základní účel. Dospějete k němu tak, že se pokusíte pětkrát odpověď na otázku “Proč tuto službu poskytujeme?” Stejně tak se můžete ptát na účel budoucích, zamýšlených služeb.